Cómo Mejorar la Efectividad en Reuniones de Equipo: Solución Práctica y Estrategia Comprobada

La Solución en nuestros equipos

Estuve en una situación muy interesante uno de estos días. ¿Te parece posible que tengas la solución a un problema en tu organización y que no te hayas dado cuenta? ¡Me pareció increíble que me haya ocurrido esto! Es probable que en más de una ocasión se hayan dado situaciones similares, porque a veces estamos enfrascados en buscar solución a nuestros problemas fuera de nuestro entorno, fuera de nuestra casa, de nuestro trabajo, de nuestras oficinas.

El Curso sobre Reuniones Efectivas

Hace unas semanas estuve facilitando un curso sobre Reuniones Efectivas. Nos habían hablado, al equipo del cual formo parte, sobre la necesidad que tenían de que sus reuniones fueran efectivas. Que les costaba reunirse, que cuando se convocaba a las reuniones la gente no iba porque surgían imprevistos; y si se reunían, muy pocas personas hablaban y daban sus opiniones. Muchas de sus reuniones eran más bien aburridas.

El Desafío de Mejorar las Reuniones

El desafío era encontrar el mecanismo más efectivo para eliminar todas estas situaciones o, por lo menos, disminuirlas. Profundizando con ellos, les pregunté cuál era el motivo que les impedía reunirse. Dijeron que, por lo general, suspendían las reuniones porque había llamadas de los clientes, quienes les pedían algún informe o que les resolvieran algún tema. Tal como se presentaba esta situación, era casi insalvable, ya que la supervivencia de la empresa dependía de la satisfacción plena de los clientes.

Encontrando Soluciones con el Equipo

Pregunté si ninguno de los equipos lograba reunirse y una persona nos relató que ellos sí se reunían, que encontraron un día que era más tranquilo, que no había tanta demanda de parte de los clientes. En principio, habían fijado dos días, pero resultó que solo uno de ellos era el día en que podían. Y sí, se reunían ese día. Pues, aquí estaba una solución para encontrar un día de reunión. De esto podrían aprender todos los otros equipos: buscar un día en el que la solicitud de los clientes fuera mínima y reunirse ese día. Y así, fuimos descubriendo otras soluciones con los mismos participantes.

Reflexionando y Compartiendo para Mejorar

Como pueden ver, muchas veces las soluciones las tenemos entre nosotros, pero porque no nos detenemos a reflexionar sobre lo que hacemos, no nos damos la oportunidad de ver qué y cómo nuestros compañeros de trabajo están resolviendo los mismos problemas que tenemos. Es clave poder darnos un tiempo para reflexionar, conversar sobre cómo estamos haciendo las cosas, cómo estamos resolviendo los problemas. Es clave crear los espacios para plantear nuestros problemas a las demás personas de nuestro equipo y es muy probable que juntos podamos encontrar soluciones. La inteligencia colectiva es muy poderosa si le damos lugar a que ella se desarrolle.

La Importancia de Generar Espacios de Aprendizaje

En tus equipos de trabajo, ¿generan espacios para aprender unos de otros? Leo tus respuestas.

Si quieres profundizar en el tema...

1. Franco, C. A. (2004). "Conducción de reuniones para la operación eficaz de los equipos de trabajo." Estudios Gerenciales, vol. 20, no. 90, pp. 3-15.

2. Quaranta, N. (2019). "La comunicación efectiva: un factor crítico del éxito en el trabajo en equipo." Enfoques, vol. 31, no. 1, pp.

3. Reuniones de equipo: 6 consejos para que las reuniones en equipo valgan la pena

4. Cómo mejorar la efectividad de las reuniones grupale

5. Cómo hacer reuniones efectivas: conoce 10 buenas prácticas

6. Mejora la comunicación en tu equipo de trabajo: claves para lograrlo